Das elektronische Verfahren beschleunigt den Vergabeprozess der staatlichen Unterstützung für Studierende.
Paderborn – Das Studierendenwerk Paderborn hat heute bekannt gegeben, dass das zugehörige Amt für Ausbildungsförderung jetzt mit einer elektronischen Akte arbeitet. Die E-Akte bietet den entscheidenden Vorteil, dass eingegangene BAföG-Anträge nicht mehr ausgedruckt werden müssen, um sie einer Papierakte zuzufügen und die Abläufe effizienter werden. Bereits heute haben Studierende über das bundesweite Portal „BAföG Digital“ die Möglichkeit, ihre Ausbildungsförderung digital zu beantragen und somit einen Beitrag zur Ressourcenschonung zu leisten.
„Die Einführung der E-Akte ist ein weiterer Schritt hin zum komplett papierlosen BAföG-Büro“, sagt Nadine Yilmaz-Fischer, Abteilungsleitung Soziales beim Studierendenwerk Paderborn. „Wir haben festgestellt, dass viele Studierende ihre Unterlagen jedoch nach wie vor in Papierform oder in verschiedenen Formaten per E-Mail einreichen. Um Anträge schneller bearbeiten zu können, bitten wir darum, Anträge und Unterlagen über ‚BAföG Digital‘ einzureichen. Das Portal bietet die Möglichkeit einer einfacheren Antragstellung, ganz ohne komplizierte Antragsunterlagen.“
Die Einführung der elektronischen BAföG-Akte startete zunächst als Pilotprojekt im Frühjahr 2023. In enger Zusammenarbeit und Abstimmung mit sechs weiteren Studierendenwerken in Nordrhein-Westfalen wurde ein Konzept für die E-Akte auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems entwickelt.
„Das neue Verfahren spart Papier, Energie und führt zu enormen Effizienzgewinnen“, so Nadine Yilmaz-Fischer. „Zusätzlich schaffen wir mit der Einführung für alle Beschäftigten im Amt für Ausbildungsförderung die Möglichkeit zum unkomplizierten mobilen Arbeiten, ohne dass Akten mitgeschleppt werden müssen.“
